PEC

La PEC ha valenza legale, in ambienti dove più persone accedono a questo genere di casella (e non capiscono i meccanismi con cui viene usata questa mail), conviene collegare la casella in modalità IMAP e non Pop3.Questo per evitare scaricamenti paralleli e la creazione di archivi non sincronizzati e non contenenti tutte le mail effettivamente ricevute e inviate.

Dato che i piani di PEC normalmente adottati hanno anche una possibilità di associare un archivio di n° Gb, questo modo di procedere è l'ideale. Unica precauzione necessaria con gli utenti in IMAP è un backup a distanza di n° mesi per costituire anche un archivio locale aggiornato della PEC online.

Se esiste un utente in POP, deve essere un utente che non SCARICA MAI la posta dal server, la riceve soltanto e non scarica mai, questo per evitare che si creino più archivi diversi fra loro, se ci sono utenti che leggono solo la casella, uno solo deve possibilmente toccarla e modificare, e deve essere l'utente messo in imap, se invece sono in due o più che fanno questo lavoro in imap devono entrambi essere informati che chiunque cancelli qualcosa lo cancella anche agli altri.

Se si tratta di un solo utente che accede direttamente e senza archiviazione, allora deve scaricare e memorizzare ogni volta per non perdere il materiale ricevuto, preferibilmente in un PST.

Evitare che gli utenti che accedono alla PEC abbiamo idee confuse su quello che fanno, chi gestisce deve sapere che sta gestendo, chi legge sa che deve limitarsi alla consultazione.


Esempio di USO PEC ARUBA - Configurazione imap - Configurazione Pop3

Premesso che spesso l'uso è fra più utenti, serve trovare un metodo per evitare che ci siano problemi e perdita di mail perchè perse per qualche ragione.

Bisogna decidere come far accedere i diversi utenti senza che ci siano equivoci e non perdere nessuna mail in modo che siano rintracciabili.

Ricordiamo i 2 metodi di collegamento

1° - POP3 - Le mail vengono scaricate e dopo un certo tempo cancellate, quindi attenzione al periodo di cancellazione sul server (a patto che i periodi di ritenzione mail sul server siano alti poca probabilità di perdere mail ma svantaggio riguardante problemi di sincronizzazione, vantaggio che chi cancella in locale non cancella sul server).

2° - IMAP - Le mail sono conservate sul server, ma se ci sono modifiche sul client a cancellazione corrisponde alla cancellazione sul server (pericoloso se ci sono più utenti che non sanno bene che cosa fanno)

E' necessario vedere quale tipo di contratto ha stipulato l'utente, se è con archivio sul server (contratto pro e pro con SMS), vuole dire che minimamente le ricevute sono conservate per 30 mesi sul server, poi l'utente decide se vuole archiviare anche la mail e tutto quanto collegato, le ricevute sono comunque conservate.
Se non ha contratto con archivio (il base da 5€) le mail vanno accuratamente conservate sul PC locale dell'utente visto che non ha archivio.


--- Esempio cliente tipo con contratto Aruba e 2Gb di Archiviazione ---

Premesso quindi che l'utente ha un contratto con archiviazione con Aruba per cui ha 2Gb utilizzabili sul server, una soluzione possibile può essere questa.

Contesto:  utenti che leggono solamente e utenti Master che ricevono e inviano.

1 - Utente MASTER collegato con protocollo IMAP + salvataggio della mail in locale periodico (MANUALE), si evitano problemi di sync e l'utente vede sempre tutte le mail presenti sul server, va spiegato all'utente l'importanza del suo modo di vedere la casella direttamente e che se una mail viene cancellata lo è effettivamente dalla mailbox.

2 - Utenti normali -> Pop3 - Scaricano quello che scaricano senza preoccupazioni, se ci sono mancanze facilmente gli si manda quello che manca dall'account master (gli utenti come impostazione del loro account avranno avuto impostato che lo scaricamento NON CANCELLEA MAI LE MAIL DAL SERVER per evitare che si creino differenze con il Master).

QUINDI: L'utente master non farà problemi dato che conosce bene la situazione, gli altri utenti, scaricano solo quello che gli viene mandato dal server e non possono influire sulla memorizzazione della casella, dato che sono in POP3, e se faranno pasticci (cosa sicura e certa) li faranno nel loro archivio locale.

Tutto si regge qundi sulla casella dell'utente che chiamiamo Master, che è sempre completa, e ad intervalli regolari, scarica e archivia solo le cose vecchie che vuole archiviare definitivamente e le cancella dal server per fare spazio (ha 1Gb per questo scopo), naturalmente l'utente va istruito.

Ragionevolmente l'archiviazione si rende necessaria solo una volta ogni qualche mese, visto che il traffico PEC normalmente non è enorme, ma nulla vieta di organizzarsi diversamente secondo la situazione che si viene a creare.  L'archivio PST che si creerà nel tempo andrà salvato con una procedura di backup in un posto sicuro per evitare che lo storico vada perso, ricordiamo che Microsoft non da questi archivi come utilizzabili sulla rete, si potrebbero creare fenomeni di corruzione, per cui l'archivo va memorizzato in locale e copiato ad intervalli con una procedura di backup.

Sull'archiviazione Aruba della casella, si attiva archiviazione di tutto, non solo delle ricevute, in questo modo l'archivio per la parte sulla sul server, è completo e sempre gestibile facilmente.

Vogliamo avere altri utenti cosiddetti MASTER in IMAP?
Possiamo configurarli ma l'essenziale è che capiscano di stare lavorando sull'archivio principale e corrente, quindi sotto loro responsabilità, deve essere chiaro che qualsiasi cosa fanno si riflette subito sulla casella, è meglio quindi se fanno richiesta scritta e rimane la loro richiesta chiaramente memorizzata da qualche parte.

Utenti incapaci di comprendere questi meccanismi messi a gestire una casella PEC, possono fare pasticci e complicare le cose, per cui istruire chi la usa è tempo ben speso.